Nhân viên văn phòng chểnh mảng công việc khi về quê đón Tết sớm. Ảnh minh họa: Phương Lâm.
“Dù nhắn tin trong giờ làm việc, 20-30 phút sau, tôi mới thấy các nhân sự trả lời. Một số người còn trả lời một cách rời rạc, không liên tục. Điều này khiến tôi không hài lòng”, Thiên Hương (31 tuổi, TP.HCM), quản lý cấp trung của một agency quảng cáo, chia sẻ với Tri thức - ZNews về những nhân viên làm việc từ xa.
Công ty của Thiên Hương đã tạo điều kiện cho một số nhân sự được về quê đón Tết sớm, như một cách hỗ trợ chi phí đi lại đắt đỏ dịp cuối năm. Những người này sẽ chuyển sang chế độ làm việc từ xa (remote).
Tuy nhiên, quản lý cho biết công việc bị ảnh hưởng ít nhiều. Dù hiểu rõ đặc thù công việc cần phản hồi tin nhắn, cuộc gọi tức thì, nhiều nhân sự khá chểnh mảng, viện lý do như có việc riêng hoặc ngủ quên, nhầm rằng mình đã nghỉ Tết.
Tình trạng này cũng vô tình gây nên sự so sánh ở văn phòng. Một số nhân viên cảm thấy phải "gánh" thay phần việc của đồng nghiệp đã về quê, trong khi vẫn đến công ty những ngày này.
Để động viên tinh thần những nhân sự còn làm việc trực tiếp tại văn phòng, ban lãnh đạo đưa ra một số quyền lợi cho nhóm nhân viên này, như lì xì trong ngày cuối đi làm.
Nhân sự khó đảm bảo tiến độ công việc khi trở về nhà đón Tết sớm, làm việc từ xa. Ảnh minh họa: Phương Lâm.
Thiên Hương không phải quản lý duy nhất loay hoay khi nhân sự xin làm việc tại nhà để về quê đón Tết sớm. Dù cố gắng tạo điều kiện cho cấp dưới, một số người lo lắng vì sự chểnh mảng của nhân viên khi không có mặt tại văn phòng.
Trước tình trạng này, quản lý đưa ra các biện pháp quản chế như yêu cầu điểm danh hay truy cập máy tính công ty nhằm đảm bảo tiến độ công việc chung. Song, họ cho biết các phương pháp xử lý này chỉ có thể khắc phục một phần nhỏ của vấn đề.
Quản lý khó xử vì nhân sự mất tập trung
Giống với Thiên Hương, trưởng phòng kinh doanh Thảo Đặng (33 tuổi, Hà Nội) “tặc lưỡi” phê duyệt 3 email xin nghỉ lễ sớm, đăng ký làm việc từ xa của nhân viên. Cô hiểu rằng quyết định về quê sớm giúp người lao động tiết kiệm chi phí sinh hoạt mùa lễ hội tại đô thị lớn.
Tuy nhiên, theo tính toán của quản lý cấp trung này, hiệu suất làm việc của các nhân viên về quê sớm giảm ít nhất 30%. Thiếu kinh nghiệm quản lý từ xa, Thảo Đặng loay hoay khi nhận thấy thái độ làm việc của cấp dưới sa sút đáng kể.
Dù đưa ra một số quy định nhằm chấn chỉnh tinh thần nhân sự, Thảo Đặng nhận thấy các biện pháp này chỉ có thể giải quyết “bề nổi của tảng băng chìm”, tạo ra thái độ chống đối.
“Cấp dưới của tôi sẵn sàng chịu phạt khi không kịp deadline. Tôi bó tay trước các trường hợp đó”, Thảo nói.
Thanh Hà chưa hoàn thành nhiều deadline trước Tết, lo sợ phải làm việc trong kỳ nghỉ lễ.
Về phía nhân sự, nhân viên truyền thông Thanh Hà (26 tuổi, quận Tân Bình, TP.HCM) thừa nhận không thể tập trung 100% khi về quê đón Tết sớm. Hà nằm trong nhóm nhân sự được công ty hỗ trợ cho phép về quê sớm vì giá vé máy bay tăng cao.
Nếu bay khứ hồi cận Tết Nguyên đán, giá vé từ TP.HCM về Chu Lai (Quảng Nam) lên đến hơn 5 triệu đồng, chưa phụ thu cước hành lý. Số tiền này đã chiếm hơn 1/3 thưởng Tết của Hà.
Với những nhân sự ở xa, công ty Hà cho phép nhân viên làm việc tại nhà, bắt đầu từ ngày 20/1, nhưng cần có mặt vào ngày đi làm đầu năm, tức 19/2. Ngay khi nhận được thông tin từ phòng nhân sự, Hà book vé máy bay sớm về quê, tiết kiệm được 2 triệu đồng so với bay cận Tết.
Về nhà, cô vẫn phải đảm bảo công việc được giao, song điều này không dễ như nhân viên văn phòng hình dung.
Trong lúc đang họp, nhiều lần mẹ Hà gằn giọng gọi con gái xuống ăn cơm, đi chợ, chào họ hàng. Điều này khiến Thanh Hà mất tập trung khi công việc đang dở dang nhưng cũng không thể ngó lơ lời mẹ.
“Có những hôm tôi phải làm việc đến tối muộn vẫn chưa xong, không đâu vào đâu. Công việc của tôi cần phải trao đổi với các team khác như nhóm thiết kế, vắng mặt tôi ở văn phòng nên thúc giục mãi họ cũng chưa làm xong”, cô kể lại.
Chỉ còn vài ngày nữa là đến tuần làm việc cuối cùng, song deadline của Thanh Hà vẫn còn chồng chất.
“Nếu không kịp ‘trả nợ’ deadline trước Tết để báo cáo với đối tác chắc tôi ăn bánh chưng cũng mất ngon, thậm chí phải làm việc trong kỳ nghỉ lễ”, cô nói.
Ngọc Anh vừa nhuộm tóc, làm nail vừa gõ máy tính trong giờ hành chính.
Tương tự, Ngọc Anh (23 tuổi, quận Thanh Xuân, Hà Nội) đặt vé tàu về quê nhà Hải Dương ăn Tết từ 23 tháng Chạp (tức ngày 2/2). Cô được cấp trên cho phép làm việc từ xa trong tuần cuối cùng của năm con mèo.
Dù vẫn đều đặn điểm danh trên nhóm chat công ty từ 8h mỗi ngày, cô thường chợp mắt thêm đến 9h mới dậy làm việc.
Ngọc Anh cũng nhiều lần đóng laptop từ 16h để đi chơi với người yêu, chỉ kiểm tra tin nhắn, mail liên quan đến công việc trên điện thoại.
Cô thậm chí còn tranh thủ đi nhuộm tóc, làm nail đón Tết trong giờ hành chính.
“Tôi biết việc vừa gõ máy tính vừa ngồi chờ thuốc nhuộm ngấm khiến hiệu suất công việc giảm thiểu đáng kể. Song, tình trạng này chỉ diễn ra trong 1 tuần trước Tết nên tôi ‘tặc lưỡi’ cho qua, tự hứa chăm chỉ gấp đôi sau kỳ nghỉ lễ”, Ngọc Anh nói.
Biện pháp quản lý nhân viên làm việc từ xa
Theo Thiên Hương, những nhân sự lên văn phòng vẫn duy trì chấm công từ 9h.
Do đó, cô yêu cầu nhân viên làm việc từ xa phải nhắn tin vào group lúc 9h để báo cáo các đầu việc, xem như một hình thức chấm công, điểm danh. Nhân sự báo trễ đồng nghĩa với việc đi làm muộn
Quản lý này cũng đưa ra lời khuyên cho cấp dưới về việc chuẩn bị cho mình một không gian làm việc riêng tư, không tiếng ồn để tránh sao nhãng. Ngoài ra, nhân sự cần báo cáo tình hình cho quản lý nếu có công việc đột xuất cần giải quyết.
“Mọi người nên liệt kê những đầu việc và thời gian cần hoàn thành, bám theo sát những kế hoạch và liên tục trao đổi với đồng nghiệp nếu có vấn đề gì chưa rõ”, cô nói thêm.
Giống với Thiên Hương, Thảo Đặng cũng xây dựng bảng KPI chi tiết cho từng cá nhân làm việc từ xa, về quê ăn Tết sớm, đưa ra một số hình thức phạt, kỷ luật nếu nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ.
Ngoài ra, cô cũng yêu cầu cấp dưới truy cập vào máy tính công ty để làm việc thông qua ứng dụng hỗ trợ từ xa. Đây là cách thức giúp trưởng phòng này quản lý thời gian làm việc thực tế của nhân sự không có mặt tại văn phòng.
Quản lý khó kiểm soát công việc khi nhân sự không có mặt tại văn phòng. Ảnh minh họa: Phương Lâm.
Chia sẻ với Tri thức - ZNews, bà Evelyn Kwek, CEO Cơ quan toàn cầu về Văn hóa nơi làm việc Great Place to Work ASEAN & ANZ, đưa ra một số giải pháp quản lý nhân viên làm việc từ xa:
Ban quản lý chủ động xây dựng, củng cố văn hóa doanh nghiệp, tạo sự kết nối giữa các đồng nghiệp làm việc trên văn phòng và từ xa.
Các công ty chuẩn bị sẵn sàng công cụ và cơ sở hạ tầng cần thiết, đảm bảo rằng dù người lao động làm việc từ xa, họ vẫn có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Làm rõ vai trò trách nhiệm của từng nhân sự; đồng thời có những buổi cập nhật tiến độ công việc giữa người giám sát và nhân viên, đảm bảo rằng công việc được đánh giá dựa trên hiệu suất.
Ban quản lý xây dựng sẵn sàng một quy trình hội nhập bài bản, giúp những nhân sự làm việc tại nhà bắt nhịp với đồng nghiệp, tiến độ chung.
Linh Vũ - Mỹ Trinh
